Bagaimana pejabat tanpa kertas menyelesaikan dilema pengurusan fail?

Mari kita bercakap tentang bagaimana sakit kepala pejabat tradisional adalah: kabinet fail penuh, dan ia mengambil masa yang lama untuk mencari kontrak; Dokumen penting mudah hilang atau rosak; Jabatan -jabatan meluluskan dokumen seperti bermain "Lulus bungkusan". Masalah ini dapat diselesaikan dengan berkesanSistem pejabat tanpa kertas.

1. Pemfailan elektronik menggantikan pengumpulan kertas

Manfaat paling langsung dari pejabat tanpa kertas adalah untuk membuat fail "dalam talian". Semua dokumen diimbas ke dalam versi elektronik dan disimpan dalam sistem, menyokong pelbagai format seperti PDF dan Word. Sebagai contoh, sistem pengurusan kontrak syarikat kami kini hanya perlu memasuki nombor kontrak untuk mendapatkan fail lengkap dalam masa 3 saat, dan tidak perlu merenung melalui kabinet.

2. Carian pintar dan kedudukan pantas

Kelebihan terbesar fail elektronik ialah mereka boleh dicari. Fungsi carian teks penuh terbina dalam sistem boleh dicari oleh kata kunci, tarikh, penulis dan dimensi lain. Minggu lepas, jabatan kewangan sedang mencari borang pembayaran balik tiga tahun lalu. Ia digunakan untuk mengambil masa yang lama untuk membalikkan fail, tetapi kini keluar selepas memasuki "perbelanjaan perjalanan pada tahun 2022".

3. Kawalan versi untuk mengelakkan kekeliruan

Perkara yang paling ditakuti mengenai dokumen kertas ialah mereka sentiasa disemak semula, dan tiada siapa yang tahu siapa yang mempunyai versi terkini. Sistem dokumen elektronik secara automatik akan menjimatkan versi sejarah dan menetapkan keizinan pengubahsuaian. Cadangan perancangan jabatan pemasaran kami kini telah disemak semula ke versi 15, dan sistem itu jelas mencatatkan yang membuat setiap semakan dan kapan.

4. Pejabat mudah alih memecahkan batasan ruang

Dengan sistem tanpa kertas, telefon bimbit juga boleh mengakses fail pada bila -bila masa. Kali terakhir, bos saya meminta sebut harga di lapangan terbang, dan saya masuk ke sistem secara langsung di telefon bimbit saya untuk menghantarnya kepadanya, yang lebih cepat daripada penghantaran ekspres. Saya boleh mengendalikan semua fail dengan tablet semasa saya melakukan perjalanan, dan saya boleh mengemas setengah sebanyak dalam beg pakaian saya.

5. sandaran selamat untuk mengelakkan kerugian

Fail -fail penting secara automatik disokong ke awan selepas mengimbas, jadi tidak perlu risau walaupun komputer rosak. Kami telah menemui tragedi di mana pejabat dibanjiri dan semua fail kertas hilang. Sekarang fail elektronik mempunyai sandaran tiga kali ganda, yang lebih selamat.

6. Pejabat hijau mengurangkan kos

Mari buat beberapa pengiraan: kertas A4 kos 20 yuan per pek, dan syarikat menggunakan 100 pek sebulan, iaitu 24,000 yuan setahun. Pencetak bahan habis, kabinet pemfailan, dan ruang bilik arkib adalah semua kos. Selepas melakukanSistem pejabat tanpa kertas, perbelanjaan ini dapat dikurangkan dengan sekurang -kurangnya 70%, yang juga mesra alam.

Sebagai pengeluar dan pembekal profesional, kami menyediakan produk berkualiti tinggi. Sekiranya anda berminat dengan produk kami atau mempunyai sebarang pertanyaan, jangan raguHubungi kami.